Método Eventos
Método Eventos



serviços

Apresentamos a seguir alguns dos serviços que podemos oferecer, sempre considerando as características e necessidades do seu evento:
  • Secretaria Executiva, Administração e Gerenciamento Operacional
  • Elaborar o Planejamento e a Programação do evento, juntamente com a Comissão Organizadora;
  • Dimensionamento do evento com indicação de locais apropriados para a sua realização.
  • Elaborar um cronograma detalhado de organização e gerenciamento do evento;
  • Elaborar um Plano de Merchandising para captação de patrocínio e venda de stands;
  • Preparar e acompanhar o Orçamento Geral do Evento, assim como o plano de desembolso, fazendo o acompanhamento dos mesmos durante todo o processo de planejamento, pré-evento, evento e desmontagem;
  • Assessorar a contratante no planejamento estratégico de recebimento de inscrições, definindo formas de recebimento, negociação com o Banco Oficial e cartão de crédito;
  • Implantar recebimento de inscrições on line através de site específico;
  • Montar registro informatizado, com acompanhamento de todo o processo de inscrição (desde a confirmação da inscrição a chegada do participante) com depósito na conta bancária de responsabilidade da Comissão Organizadora do Evento e apresentação mensal/semanal de relatórios de inscrição para conciliação bancária;
  • Montar registro informatizado para controle também dos convidados do evento, com elaboração e atualização da lista de VIPS, à medida que forem feitas as confirmações, para controle das recepcionistas e dos organizadores;
  • Assessorar na montagem da grade da programação técnica  e envio de carta convite  com controle de necessidade de equipamentos/hospedagem e confirmação de presença;
  • Controle do recebimento de trabalhos científicos (“handling abstracts”) via web site com possibilidade de  avaliação e confirmação on-line.
  • Acompanhar a produção e supervisionar os prazos para entrega de materiais de apoio, identidade visual, publicações oficiais, materiais promocional e de sinalização que estejam diretamente ligados ao evento;
  • Assessoria aos membros da Comissão Organizadora quanto ao dimensionamento e Contratação de serviços de apoio, solicitando propostas, equalizando-as e negociando preços e prazos de empresas de:
    • Equipamentos áudio-visual, inclusive com dimensionamento das necessidades.
    • Transporte
    • Assessoria de Imprensa
    • Empresa montadora de stands
    • Decoração
    • Filmagem
    • Limpeza e Segurança
    • Central de Cópias
    • Assistência Médica
    • Teleconferência

  • Planejar e executar as atividades sociais;
  • Planejar e executar o cerimonial e protocolo do evento, com participação em reuniões com os cerimoniais das autoridades que estarão presentes ao evento;
  • Assessorar na montagem do Protocolo da Cerimônia de Abertura e outras sessões do evento, seguindo as normas oficiais do Governo Brasileiro e elaborando roteiros para cada ocasião;
  • Realizar as planilhas de chegada e partidas de vôos para preparar o receptivo de aeroporto;
  • Montar a redação de roteiro detalhado da cerimônia de inauguração da feira (ou fórum) e de outros eventos paralelos;
  • Receber as visitas precursoras dos chefes de Cerimonial das autoridades convidadas e das precursoras das equipes de Segurança, acompanhada pelo Chefe da Segurança contratada pela organizadora;
  • Elaborar e atualizar a lista de VIPS, à medida que forem feitas as confirmações, para controle das recepcionistas e dos organizadores;
  • Indicar mestre de cerimônia com comprovada experiência e supervisionar a redação da nominata, obedecendo à ordem de precedência do Cerimonial Público, no caso de discursos.
  • Selecionar pessoal de apoio entre os profissionais com experiência em grandes eventos montando pauta para comportamento das recepcionistas
  • Planejar o atendimento às salas das plenárias com elaboração de mapa de equipamentos, seleção e treinamento de recepcionistas para apoio a estas salas bem como definição de tipo de instruções a serem encaminhadas aos presidentes de mesa passando pela confecção de prismas com os nomes dos palestrantes;
  • Coordenar todo o funcionamento do evento, supervisionando os diversos fornecedores, durante os períodos de montagem, evento e desmontagem;
  • Apresentar um relatório final de atividades, após o término do evento com o fechamento do orçamento do evento;
  • Enviar cartas de agradecimento para as empresas que apoiaram e patrocinaram o evento, assim como aos fornecedores e participantes, se for o caso;

Av. N. Sra. de Copacabana 690 sala 1202 - Copacabana - Rio de Janeiro - RJ - cep: 22050-001
Tel: 21 2548-5141 Fax: 21 2545-7863